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上海合同律师吴剑勇给公司企业防范经营法律风险的建议(二)
 
上海合同律师吴剑勇
给公司企业防范经营法律风险的建议(二)
 
 
作者:吴剑勇律师
20年资深律师
盈科律师合伙人
上海经济律师网创始人
 
公司经营的各种法律风险,让有些人防不胜防,有些企业主一生中只打了一个官司,却因此而付出了数年或十几年才辛苦赚到的利润,甚至有人倾家荡产。防范法律风险就要从企业日期经营中出发。
 
上海经济律师网创始人吴剑勇律师,根据自己长达20年的专业经济律师、专业合同律师的经验,总结了企业、公司在经营过程中可能会面临的各种法律风险,并提供一些律师建议,欢迎大家及各位企业家参考。
 
一共分为两篇文章、此为第二篇。
 
 
三十一、召开股东会、董事会要符合规定程序
公司的投资者之间产生分歧十分正常,建议您遵循公司章程规定的程序解决争议。召开股东会前,请您务必按照公司章程规定的期限、方式与内容通知股东,如果您没有妥当地履行通知义务,所形成的股东会、董事会决议可能将被法院撤销。
 
三十二、防止出现公司僵尸局
建议您更多地以磋商的方法化解公司内部分歧。公司内部争议容易导致公司治理出现僵局,不仅可能将公司以及股东卷入诉讼,消耗公司的人力、物力,在极端情况下可能导致公司解散。
 
三十三、结束公司一定要进行清算破产
1、企业投资设立的有限责任公司可能因种种因素需要结束营业,投资股东必需按规定履行投资者的清算义务,清算后资不抵债时应依法申请破产。
2、怠于履行清算义务或破产程序的,导致公司财产贬值、流失、毁损或者公司帐册、重要文件等灭失的,股东将面临直接承担公司全部债务的风险。
 
 
三十四、任意裁员不利于社会责任
经济环境变化形势下,企业生产经营遭遇一些困难十分正常。建议您不要轻易进行大幅度裁员,这不仅可以防止因裁员较多所带来的法律风险,避免伤害留用员工的企业归属感而影响企业长远发展,更是您和您的企业所需要承担的社会责任。
 


三十五、规章制度是管理员工的合法基础
1、企业规章制度的制定、修改必须遵循劳动合同法的民主程序必须向劳动者公示,内容必须符合法律规定
2、如果忽略这一点,规章制度将不能作为企业用工管理的依据,企业还会面临职工随时要求解除劳动合同并提出经济补偿的风险。
3、注意保留职代会或者全体职工讨论、协商规章制度的书面证据。保留员工手册签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷等方法都是证明您的企业公示规章制度的良好证据。

 
三十六、先签劳动合同后用工
1、必需树立先签订劳动合同后用工上岗的法律观念,最迟必须在用工之日起一个月内订立劳动合同;
2、劳动合同到期后劳动者仍在用人单位继续工作的,也应当在一个月内续签劳动合同。
3、劳动者拒不签订劳动合同的,应保留向劳动者送达要求签订合同通知书等相关证据,以免劳动者不愿与企业签订书面劳动合同又事后要求企业支付双倍工资的风险
 


三十七、符合条件的应签订无固定期限劳动合同
1、劳动者符合订立无固定期限劳动合同情形的,请尊重劳动者选择,按其意愿订立无固定期限劳动合同。
2、在订立合同时可书面征询劳动者意见,若其要求订立固定期限劳动合同的,用人单位应保留劳动者同意的书面证据,避免事后劳动者反悔,以应订而未订无固定期限劳动合同为由要求用人单位支付两倍工资。
 
 
三十八、注意签订培训合同
企业对劳动者进行专业技术培训,特别是出国研修,应当签订专项培训合同,明确员工接受培训后不得离职的期限,明确双方权利和义务,减少人才流失对企业的影响,注意保留培训费用方面的相关证据,以避免发生争议时的举证困难。

 

三十九、重要员工的竞业限制义务
1、高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员是企业的宝贵财富。为了避免他们离职后到其他单位或自己开办公司从事相同行业的竞业限制业务,企业可以与他们签订保密协议及竞业限制协议,或者在劳动合同中约定保密条款及竞业限制条款。
2、签订保密协议及竞业限制协议或条款时,明确保密及竞业限制的范围、地域和期限。但请务必注意竞业限制期限不得超过二年,在竞业限制期限内应按月给予劳动者经济补偿,否则可能导致竞业限制条款不具有法律效力
 
 
四十、每星期固定工作六天的劳动合同应明确
如果企业是每个固定工作六天的,即每个星期包含星期六或星期天固定工作的,应注意在劳动合同内予以注明,防止员工另外再主张星期六或星期天的加班工资。但要注意劳动合同的最低工资必需已经包含每个星期至少固定加班一天的加班工资,否则会被司法认定固定加班天数的约定没有法律效力。
 


四十一、应依法支付加班工资
企业安排劳动者加班加点工作的,应支付加班工资。同时注意保留经劳动者确认的考勤记录,以免在对加班事实发生争议时出现举证困难。
 


四十二、特殊岗位工时制的要申报审批
对由于工作性质、工作岗位的特点需要实行不定时工作制和综合计算工时工作制的劳动者,应向劳动行政部门依法申报审批,否则将面临被追究支付加班工资的法律风险。
 
 
四十三、年休假要以书面形式通知
安排职工年休假是企业的义务。如果企业安排职工休年休假,但职工不愿休假的,建议您以书面形式通知职工休假,并要求职工以书面方式对是否休假、何时休假予以确认,以避免发生争议时举证不能。

 

四十四、未缴纳社保的成本会更大
依法及时为劳动者缴纳社会保险费是企业的义务,请您务必遵守。否则企业将可能面临劳动者以此为由要求解除劳动合同并要求经济补偿的更大风险和成本。


四十五、调整岗位的应签订变更协议
企业与劳动者变更劳动合同约定的工作岗位、工资报酬等内容时,建议您务必通过书面劳动合同、工资单、岗位变化通知书等书面形式将变更内容予以文字记载,并经劳动者确认,以免发生纠纷时带来举证困难。

 
四十六、规章制度要明确量化
企业在劳动者严重违反规章制度等情况下有单方解除权,为确保您正确行使权利,建议您在企业的规章制度或员工手册中对严重违纪、重大损害等情形作出明确量化的规定,同时注意保留职工严重违纪、对企业造成重大损害、严重影响的事实依据,以便发生争议时举证。
 

四十七、劳动合同终止后要注意办理退工手续
企业与劳动者解除劳动合同或劳动合同终止时,应按照法律规定的情形及程序解除或终止,并应当依法及时向劳动者支付经济补偿,请您注意遵守该项义务,否则将面临加付、甚至二倍经济补偿金的惩罚的风险。

 

四十八、员工不得随意提前解除合同
1、劳动者单方解除劳动合同是法律赋予的权利,企业应依法保障其辞职自由,但也应注意规范其辞职行为。建议您注意保留劳动者提交的辞职书等书面证据,以证明劳动者是否依法行使了合同解除权。
2、对劳动者违反诚实信用原则,在劳动合同约定期限届满前或约定工作任务完成前解除劳动合同,给企业造成损失的,您可以主张劳动者赔偿直接经济损失。

 
四十九、研发新产品要注意保密及时申请专利保护
1、企业在产品研发过程中,由于研发尚未完成,尚不能申请专利保护,因此请您特别注意对商业秘密的保护,以避免他人利用你的研究成果抢先完成产品研发,抢先申请专利。
2、在产品研发完成后,请您及时通过申请专利或采取保密措施进行商业秘密保护,否则将可能导致企业的技术被公开,或被他人抢先申请专利,造成损失。
3、根据不同产品的特点,建议您可以同时考虑采取专利、商标、著作权、知名商品特有包装、装潢等方式进行全方位的知识产权保护。
 
 
五十、研发产品注意签署保密协议
1、首页在公司内部员工、内部技术人员、管理人员等全部参与或涉及到的员工,都要与其签订保密协议,约束其保密的法律责任及业务,约定泄密的法律后果。2、委托他人合作或试加工时,要注意与对方签订保密协议加以约束,并注意对方公司的保密能力,并同时要考察对方公司对其所属员工的保密约束。
 
 
五十一、统一业务人员的手机微信等联络方式
1、现在还有很多企业在员工入职后使用员工自己的手机号码、微信、QQ等方式办理公司业务,在该位员工离职后将给后接手员工的工作带来一定被动或不利于交接过渡,特别是一些销售人员将面临被前员工带走客户的风险。
2、建议直接以企业的名义或法人、股东的名义统一注册或登记手机号码、微信、QQ等通信号码或工具,这样便于公司统一进行管理。
 
 
五十二、建立建全企业管理档案
1、大量企业平时只注意保留财务会计账册及财务原始凭证,却忽略了其他的文件或资料的保存,很大的原因是很多企业主没有建立档案意识,而各类文件或资料即是今后经营过程可以需要了解的历史数据,也可能成为法律纠纷时的重要证据。
2、建议企业建全档案制度,有规模的企业可以建立档案室,规模小的可以设置档案柜,除了财务资料,公司日常经营过程中形成的各类合同、协议、送(收)货单、快递运单都应该予以保留,按对方企业目录或时间目录分门别类保管,以便今后查找。
 
 
 
作者:上海合同律师-吴剑勇律师
 
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